多项目资源管理的挑战及应对策略

以下这些挑战，使跨多个项目的资源管理变得更加复杂：

由于数据孤立，可见性差

在企业中使用旧版工具和电子表格会导致可见性差和缺乏实时更新。在这种情况下，管理人员通常在不完全了解其能力和现有预订的情况下分配资源。这种不正确的资源分配会导致重复预订和过度使用资源。

传统的资源获取协议

传统的资源请求方式带来了很多复杂性和挑战，例如重复预定、内部冲突、差异等。手动资源请求过程涉及手动分拣资源并接听来自多个项目经理的呼叫/电子邮件请求，这既费时又麻烦。

多项目环境中的资源短缺
 

如果在多个项目之间存在对特定技能的需求，这就特别具有挑战性。组织可能只有有限数量的资源来满足所有的需求。将所有可用的关键资源分配给一个高优先级项目可能会造成资源短缺，其他项目也会受到不利影响。

 
多个项目之间的内部冲突的增加

通常，多个项目在同一时间需要相同的能力。这引起了对资源的竞争，从而在项目经理之间造成分歧，这可能导致冲突。造成内部冲突的其他原因还有需求、资源进度，项目优先级等方面的差异。

无法预测需求与容量

资源分配不当和工作台资源使用不当会导致计划外地租用高成本资源，以替代低成本的类似的熟练资源。 由于缺乏对能力与需求缺口的洞察力，因此会在最后一刻增加计划外的招聘，结果，招募了昂贵的当地资源。它会增加项目预算并影响项目盈利能力。

生产利用率不足

将有能力的资源安排到非计费活动中会降低生产率。如果没有正确的工具，项目经理将无法跟踪实时利用率，从而导致资源利用率欠佳。这可能进一步导致收入损失、项目延迟和员工满意度下降。

6个策略帮助跨多个项目管理资源

如果你正在努力在多个项目中分配和管理不同的资源，则需要有效地平衡多个活动。这里有一些策略，可以帮助你保持一切正常，而不会让企业中的任何利益相关者失望。

1、获得所有资源配置文件的360度可见性

多维资源调度程序有助于在合适的时间识别合适的资源并将其分配给合适的项目。 借助企业的统一甘特图视图，它可以提供所有资源配置文件和时间表的360度可视性，从而可以根据技能和可用性将其部署到项目中。所有资源的全面视图使管理人员可以优化利用率水平，增加收入和员工满意度。

2、优先项目

共享服务模型中的资源管理在由两个或更多管理者监督时就会变得很复杂。因此，根据优先级对项目进行分类并保留需要由共享资源完成的任务的更新列表是适当的。这还将有助于共享资源更有效地参与更多可计费和战略性计划。

3、在整个项目中均匀分配关键资源

有效的资源分配将确保资源的使用不会低于或超过其可用能力。在这种情况下，资源管理者可以创建一个修订的计划表，以将其均匀地分配到项目中。资源均衡和资源平滑是两种可以用来保持一致性的战略技术。

4、启用旋转和回填策略

战略性资源计划可帮助管理人员从现有的项目中转移内部利基技能资源，从而启动新的关键项目。为了确保以前的项目质量不会受到影响，他们可以使用回填策略，即以类似的技能来填充资源。如果相关人员未参与任何重要活动，就会被列入轮换名单。

5、利用具有成本效益的全球资源

制定适当的资源规划策略，引入具有成本效益的全球资源，促进全球资源管理，有助于控制项目预算。使用多地点策略，管理者可以从低成本地点识别并分配具有成本效益的全球资源，并控制项目成本。

6、确定矩阵组织的正确准则

考虑到矩阵组织结构的复杂性，其中每个资源都具有双重或多重报告和问责制，管理者有责任确保对资源在其能力范围内得到最佳利用。职能部门和项目之间的高技能资源共享服务模型使管理人员可以检查单个资源池来满足项目的需求。

适当的资源管理工具可提供对数据可用性、利用率和资源容量的数据驱动见解，从而使管理人员可以提前预测需求。

如何使用软件管理多项目资源

项目管理软件能够计划、分配和跟踪谁在从事哪个项目，何时以及持续多长时间，使你可以轻松查看组织的资源可用性和能力。

8Manage PMO是项目资源管理软件的其中一个常见示例。其现代项目管理程序配备了你一次要管理多个项目所需的每一项功能。只需单击一个按钮，你就可以开展日常业务，跟踪团队的进度并做更多的事情。
 

使用8Manage PMO，你可以轻松地执行多个耗时的任务，并以更好的方式可视化你的项目。这使你有更多时间来完善计划，并确保分配给你的每个项目都能成功完成。

▪ 通过组织任务，创建时间表，然后监视其进度并报告性能；
▪ 通过假设分析跟踪资源负载并预测新瓶颈；
▪ 提供组织能力的可视化，以防止超额预定并支持招聘决策；
▪ 通过提供有关即将进行的项目和计划的资源部署的报告来预测收入；
▪ 可与你选择的任何其他工具集成。

8Manage PMO不仅提供资源计划，还具有项目计划和项目管理软件功能。想要简化资源管理和部署，减少时间成本并提高利用率，不妨申请演示来体验其好处。

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来源： https://blog.csdn.net/GZ8manage/article/details/116459559