利用Word功能变量设计引导式教学事务文档(一)

利用Word功能变量设计引导式教学事务文档

在Word中有一些可以协助使用者建立自动化文档的特殊功能，除了一般我们常见的宏程序外，利用Word功能变量的功能也可以建立自动化文档，用以下范本(延长授课证明单)为例。

这是个范本是我在office2003刚推出时帮微软所设计的一个范本，这个范本的特色就是利用Word的功能变量，达成自动导引使用用者完成文档，使用者只要点此范本两下让Word以此范本建立新文档，文档会产生对话输入框，导引使用者输入文档关键的内容来完成文档。

流程步骤如下

1.点选‘延长授课证明单.dot’按鼠标左键两下。WORD2007会以此文件为范本建立一个新文档档

2.依照对话输入框的导引依序输入内容

3.完成数据输入得到文档，此范本放了一个宏程序，此宏主要是将功能变量移除，因为本范本用到日期的功能变量，如果不移除功能变量，则不同时间开启已经完成的文件会产生不同的日期，所以应微软的要求加入一个宏，将功能变量移除。要执行此宏请在安全性警告列按下选项，在Microsoft Office安全性选项中选择启用这个内容。如果要保留功能变量则不要启用此宏功能。

4.为了了解这个文档的作法，我们选择不要执行移除功能变量的宏，所以我们不要管安全选项的部分。因为在Word2007中关于‘功能变量’相关命令已被列为‘不在功能区的命令’，所以使用者无法在现有的功能区中找到，我们只能从‘Office 按钮’/‘Word选项’/‘自订’/‘不在功能区的命令’把它找出来，把它加到‘自订快速存取工作列’中。步骤入下

a.按下Office 按钮

b.选择‘Word 选项’

c.选择‘自订’

d.选择‘不在功能区的命令’

e.找到与功能变量相关的命令加入‘自订快速存取工作列’，至少可以找到八个与功能变量相关之命令，因为Word2007的功能很多必须仔细找才能发现。找到之后按下Word选项‘确定’钮。

f.‘自订快速存取工作列’应该会出现八个与功能变量相关的命令钮。

5.首先我们按下‘自订快速存取工作列’的‘检视功能变量代码’钮，看看文档有何变化？我们可以看到藏在文档中的一些密秘。

(原本文档)

在按下‘检视功能变量代码’钮之后，原本文档的内容多了下图我画上红线的部分。

6.功能变量的写法： { 变量名称 参数 选项}

我们可以透过Word提供的功能变量编辑界面来进行编辑，按下‘自订快速存取工作列’的‘编辑功能变量’钮，叫出功能变量编辑界面。

从界面中‘域名(F)’找到我们要的功能变量，在这一份范例文档中我们主要用到的功能变量是Fill-in，这个功能变量主要的作用是在当文档插入文字时，提供使用者适当提示。但是会出现提示仅在文档未插入文字时或执行更新功能变量的动作才会出现提示的对话框，所以通常我会把这个功能变量编制的文档存成范本文档，利用此范本产生新文档时便可利用其导引输入的功能。

从上图‘功能变量’表单中我们可以看到Fill-in功能变量主要包括三部分：1.域名2.功能变量内容3.功能变量的选项

在其他功能变量第三部分不一定要有，因为有些功能变量不提供选项，在Fill-in中，‘功能变量内容’是指提示的文字如下图中”输入下课时间”这段文字，Fill-in中‘功能变量选项’有二，第一个选项‘默认响应提示’是指输入文字的默认值，第二项‘合并书签文字前先提示’在此范例没有影响。

如果我们按下‘功能变量’表单中‘功能变量代码’钮，可以看到完整的功能变量代码，也就是我们在按下‘检视功能变量代码’钮看到文档中我用红色标示的内容，一组大括号中间一组功能变量的代码 { FILLIN  输入下课时间 d 下午五点 o }

注意:要产生功能变量的大括号请按Ctrl + F9，而不是直接在文档上按{键与}键。

功能变量在WORD中一些特殊的功能都有应用，例如‘合并打印’其中便使用功能变量，另外像一些特殊的亚洲符排列也用到功能变量。

要知道更多功能变量的相关资讯，可以在叫出‘功能变量’表单时按F1功能键，OFFICE的线上说明会有更详细的说明。

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作者:杨焕谋

原文:大专栏  利用Word功能变量设计引导式教学事务文档(一)

标签：选项,功能,Word,变量,范本,教学,文档
来源： https://www.cnblogs.com/chinatrump/p/11491057.html