【电子发文】在OA发布电子公文的过程与细节
作者：互联网
发布电子公文的过程与细节
电子发文流程一般包括发文稿纸，公文正文，审批流程三部分
1 发文稿纸
发文稿纸就是审批表单，由各个经办人签署自己的意见，在电子发文中，意见还涉及到审批流程的流转。一般的发文稿纸是这样的
2 公文正文
工具
一般需要使用office插件，市场上成熟的厂商不少，最好是能支持office并且能支持WPS的，因为对公文又比较高要求的地方一般也会有软件国产化的要求，矛盾的是office和WPS有很多不兼容的地方。
正文一般有留痕的要求，不仅要保留出修改的痕迹，还要能够看出是那些人进行了哪些修改。
套红模板
公文有规定的样式，比如最上面是红色的公司名称，标注年度什么的，就是上面的图片内容。套红就是将套用规定好样式的模板。
1.样式
头部文件，就是上面的红色字体“XXX有限公司文件”，最好做成不可更改的格式，比如图片，避免文字编辑的时候由于版本不同，显示有差异。
如果套红模板能够有一些说明文字，最好了，在用户使用的时候，可以告诉用户这个模板是干什么用的，会极大的方便初次使用的人员。
2.权限
一般而言，常见的权限是根据角色、人员、部门。这最好能根据流程来设置权限，比如不同流程具有不同的套红权限，否则套红比较多的情况下，选择文件也是个比较费力的事情。试想一下，用户选择套红模板的时候，弹出来20几个模板，在一个小小的对话框里面，有多么的不友好。
3.便捷设置
在正文的文档中，有一些内容，是要设置成不需要重复输入的，比如标题、主送、抄送、文件字号等等。
我见过的，是通过office的书签 实现这个功能。
3审批流程
审批流程，是根据实际发文流程确定的。
审批流程与发文稿纸要对应，比如发文稿纸中有“核稿”这一项，那么审批流程中，也要有“核稿”步骤，并且“核稿”这个步骤只能在发文稿纸“核稿”的地方写意见，不能写在其他地方。
插件
在审批流程中，根据实际要求，可能会用到一写插件，实现一个特定功能。常见的是生成文号和更新标题。
1）文号
一般而言，只有领导签发同意的文件才有“资格”生成文号，在这个步骤要判断当前应生成的文号是什么，并且生成文号。
有时候会遇到要求保留文号的情况，就是比如发完5号文，6号要求保留，直接生成7号文件，这种情况就要求文件管理人员（文书）要有能够修改文号的权限。
2)更新标题
将工作名称改成既统一又有个性的格式，统一 ，指的是格式统一；个性指的是通过标题能够一目了然的清楚改文件内容，例如：“【发文】中建科技〔2019〕3号_关于XX的通知”。
这个插件建议放在第一步和生成文号的步骤，第一步生成除了文号的其他字段，生成文号后把文号更新到标题上。
3）清单链接
当发文很多的时候，文书往往记不清楚目前的文号情况，所以在文书的步骤最好能有文件清单的按钮，链接到该文件类目下的发文情况。
发文清单还要有搜索和链接。链接就是通过清单能够跳转到某个具体的发文。这里最好是用专门的报表系统来完成。
4）归档和发布
审批流程结束后，就需要对文件进行归档和发布。一般要求先归档后发布。共同的要求是不要重复输入和减少输入。
（1）归档涉及到卷库号、案件号、还有发文过程中产生的全部内容。这些内容要通过接口进行数据传递，而不是在敲一次。
（2）发布通知首先要校验是不是已经进行了归档，没有归档的文件不能发布通知。发布通知要只发正文内容，要把发文稿纸去掉。一般是通过通知模块实现的，但是要把通知模块审批的步骤去掉。
4其它的细节
1.归档和打印 最好是都通已生成不可更改的PDF格式，可以避免很多麻烦。
2.电子印章 一般是通过PS对印章进行扣取，不过有的时候，印章太旧了，图片总是不够清晰，也可以用其他的方法。
以上就是公文发布的林林总总，欢迎随时交流。
标签：文号,公文,文稿纸,流程,电子,OA,发文,归档,套红 来源： https://blog.csdn.net/meinvxing/article/details/88814557