在企业经营过程中，总会出现一些涉及商业机密或其他重要敏感问题的电子文件。这些文件通常仅供部分高级别的领导人员查阅和使用，而对一般员工来说，这些文件不仅不能用，最好都不知道有这些文件的存在。

“不知道文件的存在”这一操作如何实现呢？

最简单的方法就是单独建立“重要文件组”，把所有重要文件都存放在组里。

如果是重要度没那么强，或者不适合为这些重要文件单独建组，在分配权限时，可使用“文件夹禁止权限”。

以上两种方法都适用于多可文档管理系统和多可档案管理系统的用户。

而如果您使用的是多可知识管理系统，那么还可以考虑采用“文件密级”这项知识管理系统独有的功能。

下面简单介绍一下这三种方法：

方法一 建立重要文件组

您可以在系统内建立一个独立的组，专门用来存放重要文件。这就如同对这批重要文件进行隔离，能简单粗暴但有效的把重要文件和非重要文件隔离开来。

您只需要：

1、建组；

2、在组下建立文件夹；

3、通过组授权方式给相关人员授权。

以后所有上传的文件都始终只有授权了的人才能看到。其他无关人员因为不在这个组里，看不到这个组，因此根本不可能知道、不可能接触到、更不可能使用这些文件。

隔离始终是最有效的手段，对流行病的防控是这样，对重要文件的保管来说也是一样。

方法二 设置文件夹禁止权限

对于非企业级别的重要文件，比如那些部门级别的重要文件，可采用在部门下建立重要文件夹的办法来隔离文件。只是在组下建立这样的文件夹时，要小心权限的分配。因为设置了组的权限，也就等于对组下的所有文件夹进行了权限设置。

要想让组下存放重要文件的文件夹对组内的某些用户屏蔽，可以搭配使用“文件夹禁止权限”。

方法是：

1、建立重要文件夹；

2、选择该文件夹；

3、从文件夹菜单中调出“禁止权限”；

4、选择需要屏蔽的用户；

5、选择禁止文件夹列表，系统会随之同时禁止该文件夹下的文件列表。

这样被屏蔽的用户再次登录系统后，会完全看不到这个文件夹，就好象这个文件夹完全不存在一样。

方法三 启用文件密级

文件密级作为多可知识管理系统独有的一项功能，在设置文件重要度上十分简单好用。

说它简单好用是相对于上述第二种方法而言。启用文件密级后，不需要在组下建立单独存放重要文件的文件夹，也不用使用禁止权限，即使重要文件和非重要文件混放在同一文件夹下也不怕。

用此方法来隐藏重要文件的操作就两步：

1、设置用户密级；

2、上传文件时选定文件密级。

这里的操作重点是事先判定并设置好用户的密级，决定哪些用户可以接触重要文件，哪些用户只能接触不重要的文件。在上传文件时，选择文件的密级程度。文件上传后，系统会自动根据各成员的密级程度，来决定是否对其显示该文件。

多可知识管理系统自带四种密级：绝密、机密、秘密、非密。四种密级相当于四种不同的文件重要度。被设置了密级级别的用户只能接触同级别和低级别的文件，而不能接触高级别的文件。

以上图图例3为例，假设一份文件的密级被设置为绝密，那就只有密级为“绝密”级别的用户总经理才能接触到这份文件，密级为机密、秘密的经理们、员工们根本不会知道有这份文件，更别提级别最低的非密用户小明了。对这些用户来说，这份绝密文件就像隐形一样。

以上就是我们今天介绍的三种方式，他们都能让敏感、重要、涉密文件在多可系统中成功隐形，您可以根据企业具体情况灵活选用。

 

标签：文件,重要文件,用户,隐形,如何,文件夹,密级,权限
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