登高谋远：一家文化创意企业的数字化新篇章

每年承办上百个大型市场营销活动；

单个项目金额上千万；

参与执行单个项目的内、外部工作人员逾百人；

大大小小的供应商有几十家

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国家积极倡导促进文化创意产业发展的这几年，也是北京天下凤凰文化传播有限公司（以下简称北京天下凤凰）转型及快速发展的关键时间段。时至今日，服务于互联网行业诸多顶级客户，并已具有相当规模的北京天下凤凰面对不断变化的市场竞争格局，面临新的选择。

作为在中国起步较晚的文化创意产业，近几年来产业增长明显。行业低端市场竞争激烈，高端市场竞争聚焦优秀的创意设计能力和丰富的重大项目经验，这为优秀品牌的壮大和成为集中方向提供了良好的机遇。而已经具备高端市场竞争两大特点的北京天下凤凰，此时也正面临从自然生长向稳步提升发展的关键节点。

于是，在北京天下凤凰总经理杨东海的心目中，在拥有做成诸多行业经典项目成就感的同时，也有着实现规范管理，以更高起点谋求长足发展的焦虑。这其中小到日常运作中的千头万绪：无法清晰地核算及有效控制项目成本；财务业务分割，数据孤岛；供应商付款管理不规范；旗下四个公司没有办法进行统一的财务核算等等。大到实现服务升级，以更大的视野不断提升服务前沿行业领先客户的能力，赢得市场竞争先机。

在多年寻找解决方案未果之后，2017年北京天下凤凰邂逅 SAP Business ByDesign。也正是得益于这款融汇全球最佳实践的云解决方案所给予的信心，使得一个「小而美」公司稳步壮大的梦想，此时已经转化成了北京天下凤凰×××的目标。

快速成长下的管理极限

北京天下凤凰文化传播有限公司成立于2006年，主要业务包括组织文化艺术交流活动，承办展览展示，会议服务，市场营销策划，设计、制作及广告代理等等。早年服务于汽车、旅游等行业客户，曾经策划及执行过数个业内知名的项目，包括烟雨张家界、凤凰艺术年年展等。2012年，公司转型至深耕互联网行业，6年来，服务了包括百度在内的多家互联网领先企业，在业内赢得口碑的同时，公司的规模和营收也得到了大幅的增长。

尤其是在2016、2017两年间，公司的服务项目由原来的几十个增加到150个以上，团队规模翻倍。与之相应的是公司上下游供应商数量上升至100多个，营业额近一个亿。

在这种背景下，公司对内管理和对外业务拓展遇到了诸多挑战。首当其冲的是成本的控制管理。对于公司的活动业务，常规从项目开始到结束都会有一个立项单，包括客户的基本信息以及项目的所有成本。由于活动在执行的过程中，具体项目的变化因素会比较多，数据孤岛的问题日益严重。150多个立项单涉及到采购和付款，如果不能实时地体现这种变化，采购和财务误操作的可能性就会比较大，在天下凤凰也曾经发生过错付款、重复提交采购申请这样的事情。

与此同时，人工管理或者单个系统管理带来的管理透明化障碍，使得业务与财务沟通的工作量非常大，账务核对麻烦且复杂。当然，还有一个力量不可忽视，那就是北京天下凤凰在服务行业 TOP 公司的过程中，客户公司管理的规范，以及对于服务品质，服务响应的高要求，也成为推动北京天下凤凰规范化管理的主要动力。

在寻找解决方案的过程中，北京天下凤凰接触过一些管理软件，但最终发现并不能解决公司核心的问题。一个偶然的机会，同是 SAP 用户的知名营销传播公司 Topline 的一位管理者向杨东海极力推荐 SAP 系统。一方面基于标杆同行的自发推荐；另一方面杨东海个人曾经为 SAP 公司提供过相应的服务，对其管理理念、管理系统有良好的印象。

更重要的是，SAP Business ByDesign 在开展系统性复杂项目管理方面具有突出优势。依托 SAP 四十多年丰富经验的积累、重塑财务及业务流程的能力，以及基于领先商业分析技术，提高企业决策和行动效率的深入洞察，使得原本就对 SAP 品牌颇有好感的杨东海，有了「梦里寻他千百度，蓦然回首，那人却在灯火阑珊处」的轻松。

而提供项目实施服务的北京奥维奥科技有限公司长期致力于企业管理信息化建设。作为 SAP 的合作伙伴，奥维奥凭借优秀业绩和众多成功上线的样板客户多次获得 SAP 授予的最佳实施服务商的荣誉。

于是，北京天下凤凰与奥维奥团队合作实施 SAP Business ByDesign 成为水到渠成的事情。

立竿见影的项目成果

在接受采访时，北京天下凤凰 SAP Business ByDesign 实施上线不久，但系统上线的一些效应，已经通过操作方式的改变显现了出来。

效应一：整合性。首先，SAP Business ByDesign 系统，可以将各分子机构的财务整合到同一个系统中，使得北京天下凤凰旗下的四家公司，可以通过一个财务系统进行核算。同时，财务业务数据流的打通，使得财务部门与业务部门核对的工作量大大减少，提高了工作效率。

效应二：透明度。SAP Business ByDesign 帮天下凤凰实现了所有业务在系统中清晰可控的运转。项目进展、人员投入、成本费用、项目往来清晰可见。尤其是项目的收入及成本归集，使得项目中的财务往来更加清晰。而对于项目组和项目人员的考评考核，通过系统可以实时的获取信息，进行分析。撇开了以往人手一张表格，做一项工作就填一项，经过一个时间段再进行汇总分析的方式。方便团队绩效考核的同时，对团队的科学管理也提供了数据依据。

效应三：规范化。系统对操作提出了更高的要求，规避了人为影响的因素，团队工作效率也得到前所未有的提升。让杨东海比较有感觉的是公司员工的费用审批流程，以及外部供应商的付款流程、发票流程。通过流程优化和重塑，工作下沉到了各个部门，在总经理这个结点，只需结合公司实际情况对流程做出审批即可。这不仅减少了工作，也使得公司的管理层可以随时查看企业运营情况，及时做出符合市场现状的决策。

除了系统本身功能带来的效益，实施团队奥维奥顾问在项目实施过程中，对于北京天下凤凰的主要业务流程进行了梳理和优化。同时，基于北京天下凤凰业务特点，对于「立项单」可修改等个性化需求，在原有系统的基础上进行了修改和定制开发。

对北京天下凤凰来说，2018年年底虽然忙碌，但基于 SAP 系统产出的效应，让企业运转相对以往有序且效率得到了很大的提升。而仍处于动态优化中的诸多业务流程，也使得2019年对于北京天下凤凰来说，比往年更值得期待。

以规范管理及服务品质

成就「小而美」公司的稳步成长

运营企业十几年，杨东海深刻意识到中国中小企业的发展及管理，基本上都会经历从不规范到规范的成长过程。但当企业成长到一定的程度，尤其是处于从生存向发展过渡的节点上，精细化管理、提高工作效率是企业快速成长的根基；而企业主势必要从业务的管理者向企业管理者转型；财务管理也需要能够满足企业发展的诉求，保证企业运营的规范合法化。而这一切，都需要有一个有着成熟前瞻管理理念、完善的功能、敏捷易操作的管理系统来提供支持。

杨东海的梦想是能象一些德国企业那样，成就一家高品质的公司，不一定是一座商业帝国，但可以成为细分领域的样板。这应该也是其选择具有德国血统的 SAP 系统的理由之一。而可预见的是，SAP Business ByDesign 的上线，为这个梦想转化为一个发展的目标，提供了新起点。

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